Hankkeen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kulttuuria kaikille -palvelu / Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry
Y-tunnus: 2549710–5

Osoite:
Tallberginkatu 1 / 48
00180 Helsinki

2. Yhteyshenkilö hankkeen tietosuoja-asioissa:

hankejohtaja Mira Haataja mira.haataja@cultureforall.fi ja

vs. toiminnanjohtaja Aura Linnapuomi aura.linnapuomi@cultureforall.fi

3. Mihin tarkoituksiin rekisteriä käytetään?

Käytämme henkilötietojasi, jos olet ilmoittautunut mukaan hankkeen tapahtumaan. Lisäksi käytämme tietojasi, jos olet yhteistyökumppanimme tai olet muulla tavalla ilmoittanut haluavasi saada hankettamme koskevaa tietoa.

Tietojasi käytetään:

• hankkeen tapahtumien, koulutusten, työpajojen ja etäklinikoiden järjestämiseen
• tiedotteiden ja kutsujen lähettämiseen
• tiedon ja ohjeiden lähettämiseen osallistujille
• palautteen pyytämiseen
• hankkeen tuloksista kertomiseen
• hankkeen seurantaan, arviointiin ja raportointiin
• osallistujaraportointiin rahoittajalle
• hankkeen yhteistyöhön
• mahdollisesti myös tutkimusten ja kyselyjen toteuttamiseen.

Tietojasi ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Käsittelyn oikeusperusteena on:

• suostumuksesi
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• yleistä etua koskevan hanketoiminnan toteuttaminen
• oikeutettu etu silloin, kun käsittely liittyy hankkeen yhteistyöverkostojen ylläpitämiseen

4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää?

Hankkeessa voidaan kerätä seuraavia henkilötietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• henkilön edustama organisaatio
• ammatti- tai tehtävänimike
• toimiala tai henkilön edustama taiteenala
• puhelinnumero
• viestinnän kieli
• henkilön omissa tai organisaationsa nimissä antamat kysely- tai tutkimusvastaukset
• kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja
• tietojen tallennuksen ajankohta ja lokitiedot
• osallistumistiedot (esimerkiksi tapahtumat, koulutukset ja työpajat)
• mahdolliset erityisruokavaliot, allergiat tai muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot
• valokuvat
• äänite
• hankkeen verkkosivujen käytöstä syntyvät tekniset tiedot ja evästetiedot (Kulttuuria kaikille -palvelun yleisessä tietosuojaselosteessa kerrotaan verkkosivujen käyttäjistä kerättävistä tiedoista: Tietosuojaseloste)

Keräämme vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi.

5. Mistä keräämme tiedot

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa:

• Sinulta itseltäsi esimerkiksi ilmoittautumislomakkeelta, sähköpostiviestistä tai puhelimitse.
• Hankkeen yhteistyökumppaniorganisaatioilta: he nimeävät omat yhteyshenkilönsä.
• Hankkeen verkkopalvelujen käytöstä. (Kulttuuria kaikille -palvelun yleisessä tietosuojaselosteessa kerrotaan verkkosivujen käyttäjistä kerättävistä tiedoista: Tietosuojaseloste)
• Lisäksi poimimme itse tarvittaessa julkisilta listoilta tai verkkosivuilta kulttuurialan toimijoiden, median tai julkishallinnon yhteystietoja, joita tarvitaan hankkeen tiedotustoimintaan.

6. Miten suojaamme henkilötiedot

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin ja palvelimellemme. Jotkut tiedot säilytetään paperiarkistossa. Tietokannat, paperit, tiedostot ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuureilla, salasanoilla sekä muilla teknisillä keinoilla.

Tietoihin pääsevät vain ne Kulttuuria kaikille -palvelun työntekijät, joiden työhön tietojen käsittely kuuluu. Kaikilla näillä henkilöillä on velvollisuus pitää tiedot salassa. Tietoja ei siis saa kertoa kenellekään. Kulttuuria kaikille -palvelulla on tietoturvaohjeet, joita kaikki työntekijät noudattavat.

7. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään

Ilmoittautumislomakkeilla kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan tapahtumien järjestelyihin ja hankkeen raportointiin.

ESR-hankkeen osallistujien nimet ja mahdolliset organisaatiotiedot on säilytettävä vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen eli 31.12.2037. Hankkeen rahoittaja määrää, että meidän on säilytettävä tiedot näin kauan.

Lisäksi hankkeen osallistujatietoja säilytetään Euroopan sosiaalirahaston EURA-järjestelmässä vähintään vuonteen 2036. (Lisätietoja: Ohjeet EU-hankkeeseen osallistuneelle henkilölle)

Muut ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot, kuten yhteystiedot, erityisruokavaliot ja allergiatiedot, poistetaan mahdollisimman pian sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman toteuttamiseksi, kuitenkin viimeistään yhden kuukauden kuluttua kyseisestä tilaisuudesta.

Voit antaa meille luvan säilyttää sähköpostiosoitteesi, jotta voimme lähettää sinulle hankkeen tiedotteita myöhemmin.

Voit antaa meille luvan säilyttää nimesi ja organisaatiosi pysyvästi omassa arkistossamme sekä luovuttaa ne myöhemmin päätearkistoomme Työväen Arkistoon. Ilman lupaa emme säilytä niitä tai toimita niitä arkistoon.

8. Tietojen luovuttaminen ulkopuolisille tahoille tai siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se ei ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Ilmoittautumiset kerätään Google Forms -lomakkeella, jonka palvelimen sijaintipaikka on EU:ssa. Mikäli hankkeessa käytettävä tekninen palvelu edellyttää tietojen siirtämistä EU tai ETA ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämien suojatoimien mukaisesti.

Hankkeen osallistujatiedot voidaan tallentaa Euroopan sosiaalirahaston (ESR+) raportointijärjestelmiin rahoittajan ohjeiden mukaisesti.

Joitakin tietoja luovutetaan toimijoille, joiden kanssa meillä on toimeksiantosopimus. Esimerkiksi palkkionsaajien tiedot ilmoitetaan tilitoimistollemme.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin, jos viranomainen tai laki vaatii.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin.

9. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on omiin henkilötietoihinsa?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

• tarkastaa, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu Kulttuuria kaikille -palvelun rekistereihin
• saada virheellinen henkilötietosi korjattua
• saada henkilötietosi poistettua rekisteristä, jos Kulttuuria kaikille -palvelulla ei ole enää perustetta jatkaa tietojen käyttöä
• peruuttaa mahdolliset suostumuksesi henkilötietojesi käyttöön
• vastustaa henkilötietojesi käyttöä
• rajoittaa henkilötietojesi käyttöä
• kieltää sähköiset tiedotteet sähköpostilla osoitteeseen outi.salonlahti@cultureforall.fi tai mira.haataja@cultureforall.fi.
• tehdä valitus Kulttuuria kaikille -palvelun toiminnasta tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Voit tehdä oikeuksiasi koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä meihin:

• sähköpostitse mira.haataja@cultureforall.fi tai aura.linnapuomi@cultureforall.fi
• postilla osoitteeseen Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry, Kaapelitehdas, Tallberginkatu 1/48, 00180 Helsinki.

Tarvittaessa pyydämme sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan?

Kulttuuria kaikille -palvelun henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

11. Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta?

Kehitämme palvelujamme ja toimintaamme jatkuvasti, ja sen takia myös henkilötietojen käsittelyyn voi tulla muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muutoksia. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti.

Ilmoitamme sinulle, jos alamme käyttää henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin. Ilmoitamme asiasta ja uudesta tietosuojaselosteesta etukäteen. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muita muutoksia, ilmoitamme niistä verkkosivuillamme.